1. Штатное расписание

На сегодняшний день, мы не можем трудоустроить сотрудника без штатного расписания. Штатное расписание должно быть актуальным, так как если мы вовремя его не изменили (не убрали лишнюю вакансию), то придется подавать данные в центр занятости.

А оно вам надо? 🙂

Картинка 1. Пример штатного расписания

Штатное расписание можно вести в Excel, но, как показывает практика, после внесения данных Excel всегда много ошибок. Да, и отслеживать, занята вакансия или нет на 5 сотрудниках в Excel сносно, а вот уже на 25-30 — неудобно.

Мы штатное расписание формируем прямо в программе, где ведем бухгалтерский учет — Делай Дело.

Видеоролик, как формируется штатное расписание в Делай Дело.

2. Прием сотрудника на работу (контракт или трудовой договор).

По логике, оформлять сотрудника можно СТРОГО после пункта 1.

Я прекрасно понимаю, что оформляются все документы в Word, а их проверка исключительно на совести бухгалтера или кадровика.

Я, как учредитель двух бухгалтерских компаний с пулом в более 100 клиентов, не могу позволить себе руководствоваться внимательностью сотрудника, поэтому у нас программа отслеживает: есть открытая вакансия в штатном расписании или нет. Если нет — правим штатное, если есть — оформляем сотрудника на открытую вакансию.

Для приема сотрудника на работу (и оформления его личного дела) требуется следующее:

1. контракт (трудовой договор),
2. приказ о приеме на работу,
3. заявление,
4. автобиография,
5. договор материальной ответственности,
6. копии документов об образовании,
7. повышении квалификации,
8. переподготовке,
9. и прочие документы в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Скажу прямо, заполнение этих документов в Word приводит к огромному(!) количеству ошибок: неправильно внесенные паспортные данные, не исправленные ФИО, не измененные условия для нового сотрудника и т.д.

Всего этого можно избежать, если пользоваться автоматизированными формами ввода.

Вот пример, как формируем все документы о приеме на работу для клиентов мы.

Это все тот минимум, без которого мы не можем дальше начислять заработную плату.

3. Начисление заработной платы.

Этот блок тоже можно разделить на несколько этапов.

3.1 Проверить, полагаются ли сотруднику льготы:

— стандартные,

— социальные,

— имущественные;

 

или наоборот, может быть на сотрудника:

1. пришел исполнительный лист?
2. были пособия (больничные листы)?

Все эти документы нужно просмотреть и учесть до начисления заработной платы.

Большинство программ не адаптированы под расчет алиментов, имущественных или социальных вычетов, а также не рассчитаны на удобную работу с удержаниями даже по заявлению сотрудников.

Мы себе такой роскоши позволить не могли и выбирали программу, где это все уже есть:

Льготы по походному налогу для сотрудников

Пособие по больничному листу

Исполнительные листы

3.2 Сформировать табель

По ТК РБ наниматель обязан вести учет отработанного времени сотрудников.

Именно поэтому табель не пустой документ, а очень важный, который должен быть правильно заполнен, с отражением всех моментов по сотруднику.

На основании табеля будет производиться расчет ЗП.

В табеле важно отражать:

1. больничные,
2. отпуска,
3. отпуска за свой счет,
4. командировки,
5. прогулы,
6. пропуски с разрешения нанимателя и т.д.

Как работать с табелем учета рабочего времени

Картинка 2. Пример табеля учета рабочего времени

3.3 Начислить заработную плату

Только после всех вышеперечисленных пунктов можно переходить к начислению заработной платы. Если вы пропустите один из этапов, то вероятность ошибок при расчете и начислении ЗП высока.

Но я уверена, что вы все собрали и учли.

Теперь главное правильно посчитать ФСЗН, подоходный налог и БГС, а также правильно выбрать затратные счета (далее, затратные счет — ЗС) для начисления заработной платы.

Самые типовые ставки налогов и сборов:

1. ФСЗН 34%+1% (34% платит наниматель, 1% удерживается из заработной платы сотрудника),
2. Подоходный налог — 13% (удерживается из заработной платы сотрудника),
3. БГС — 0,6%.

Я не буду расписывать все нюансы расчетов, так как это тема достойна отдельной статьи. Но хочу акцентировать внимание, что при расчете ЗП в Excel или в 1С, которые не помогают считать ЗП или не контролируют правильность расчетов налогов, надо быть очень аккуратными и внимательными.

А лучше использовать программы, которые помогают правильно начислить ЗП.

Самые используемые затратные счета — это 26, 44, 25, 20. Время от времени используется 97 счет.

Проводки при начислении ЗП (показаны без субсчетов):

• Д ЗС К 70 начисление ЗП по сотруднику
• Д 70 К 68 удержан подоходный налог
• Д 70 К 69 удержаны пенсионные отчисления
• Д ЗС К 69 начислен ФСЗН 34%
• Д ЗС К 76 начислен БГС Д70 К 50/51/57 выплачена ЗП через кассу предприятия / с расчетного счета / с расчетного счета с применением транзитного 57 счета

Картинка 3. Пример ведомости расчета заработной платы

Картинка 4. Пример расчетного листка

На этом начисление ЗП закончено.

В следующей статье я расскажу про изменение существенных условий труда, работу с отпусками, премиями, больничными листами и иными специфическими документами.

Весь материал является авторским. Копирование без согласования с автором запрещено!